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Darius Biss & Markus Heiser GbR

darmarIT

Effizienz durch Wissensmanagement im Intranet

Hintergrund

globales Wissensmanagement

In der Informations- und Dienstleistungsgesellschaft ist Wissen ein Produktivitätswerkzeug, das für die Konkurrenzfähigkeit eines Unternehmens maßgebend ist. Entsprechend gewinnt die Einflussnahme auf die Wissensbasis eines Unternehmens (Daten, Informationen und Fähigkeiten), die auch als Wissensmanagement bezeichnet wird, immer mehr an Bedeutung.

Ein schneller und unkomplizierter Zugriff auf die Wissensbasis eines Unternehmens ist die Voraussetzung für eine hohe Produktivität. Gleichzeitig gilt es aber auch den Know-how Schutz - der Sache dienlich - zu gewährleisten.

In Unternehmen ist das Intranet das prädestinierte Medium, um das unternehmenseigene Informationswesen im Sinne eines Wissensmanagements zu straffen. Dabei wird neben allgemeinen Informationen über Anmeldeverfahren schützenswertes Wissen ausgewählten Arbeitskreisen, in einer auf den Benutzer abgestimmten Sicht, bereitgestellt.

Durch die Ergänzung des Intranets mit ‚Enterprise Social Software’ (Stichwort Enterprise 2.0) wird kollaboratives Arbeiten gefördert und aus der schlichten Präsenz des Wissens entsteht eine Wissenskultur, welche die Mitarbeiter an dem Aufbau des Unternehmenswissen aktiv beteiligt. Die forcierte Nutzung neuer Möglichkeiten bietet Vorteile, aber auch Gefahren. Nicht selten werden in Intranetportalen Wikis, Blogs, News etc. über das erforderliche Maß hinaus bereit gestellt und sorgen schon nach kurzer Zeit für ein ‚kollaboratives Chaos’.

Nur durch den gezielten Einsatz von ‚Enterprise Social Software’ und der kontinuierlichen Pflege der Inhalte ist eine kollaborative Wertschöpfung zu gewährleisten. Idealer Weise unterstützt die zum Einsatz gebrachte Software die Pflege der Inhalte, z.B. durch die Betrachtung des ‚Life Cycles’ (Erstellung, Freigabe,… Archivierung).

Bei der Auslegung einer Intranet Anwendung empfiehlt es sich zu analysieren, welche Integrationen für einen effektiven Einsatz erforderlich sind. Ist die Integration von "Front-End-Applikationen" wie z.B. Office Suites erforderlich, welche "Back-End-Integrationen" werden benötigt, um Inhalte aus Fremdsystemen zu beziehen und über welche Schnittstellen werden (erforderlichenfalls) die Anwendungen der Fachabteilungen in das Portal eingebunden?

Bei der Planung sollte vermieden werden, ein Wissensportal als ein Dokumenten-Management-System oder ‚Ersatz-Produktdatenmanagement-System’ zu betrachten. Auch die Auffassung ein Portal könnte den Einsatz professioneller Autorensysteme erübrigen, lenkt vom eigentlichen Ziel ab und führt womöglich in eine falsche Richtung.

Abgesehen von Inhalten, die beim Einsatz von ‚Enterprise Social Software’ generiert werden, sind die Systeme der Fachabteilungen führend bei der Generierung und Pflege des Unternehmenswissens. Aus diesen Systemen sollten die erforderlichen Inhalte für das Wissensportal bezogen werden. Dies kann durch softwareseitige Integration (z.B. im Rahmen eines Freigabeverfahrens), aber auch manuell durch den Mitarbeiter der jeweiligen Fachabteilung erfolgen.

Bei der Realisierung von Portalsystemen werden in der Regel kurze Entwicklungszyklen erwartet, die nur zu erreichen sind, wenn der Funktionsumfang auf ein stabiles und mindest erforderliches Maß zusammengestrichen wird (klein anfangen und kontinuierlich entwickeln).

Durch entsprechendes Fingerspitzengefühl bei der Auswahl der Anwendungen und eine saubere Orchestrierung der Dienste wird dabei die Grundlage für einen kontinuierlichen Ausbau gelegt.

Rund um das Thema WEB-Anwendungen existiert ein reichhaltiges Angebot an offener und proprietärer Software, die mit Begriffen wie Content-, Dokumenten-, Knowledge-Management auf sich aufmerksam macht, wobei die Übergänge fließend sind und eine Eingrenzung, respektive Abgrenzung der Systeme nahezu unmöglich ist. Ergänzt wird diese Palette noch durch Produkte wie ‚Microsoft Office SharePoint Server’, die in Ansätzen an klassische Groupware erinnern.

Die IT Verantwortlichen sehen sich diesem teilweise verwirrenden Angebot und einer von Features dominierten Diskussion gegenüber, in der sie sich für eine Auswahl entscheiden müssen, die es ermöglicht, schnell und flexibel auf die Anforderungen aus dem eigenen Unternehmensreihen zu reagieren.

Lösung

Wissensportal

darmarIT macht sich an dieser Stelle für eine Service orientierte Architektur stark. Hierbei steht für uns die Entkopplung von Aufgaben im Vordergrund. Die Anwendung von Standard Protokollen (Stichwort: SOAP/WSDL) kann bei der Anbindung hilfreich sein, ist für den Gedanken einer Service orientierten Architektur aber nicht zwingend erforderlich (SOA ohne SOA).

Internet Applikationen eignen sich mit ihrem URL Schema besonders für eine kontinuierliche Entwicklung im Sinne einer SOA. Neue Dienste werden den Clients einfach unter einer neuen Adresse den bestehenden Anwendungen anbei gestellt. Bestehende Anwendungen werden um neue Dienste ergänzt und im Client einfach in Form einer weiteren Adresse angeboten.

Durch die Hinzunahme etablierter Anwendungen, wie z.B. ein Wiki als Know-how Portal für eine sich schnell ändernde Wissensbasis, kann der Funktionsumfang kostengünstig ausgebaut werden. Ferner bietet es sich an, das Portal durch eine Volltextindizierung und –Recherche, z.B. auf Basis von Apache Lucene, zu ergänzen, ein Filesharing auf Basis von WebDAV zu betreiben, Kalenderdaten mit iCalender zu ‚sharen’ und Benutzeranmeldungen über einen Verzeichnisdienst abzugleichen (etc.).

Ergänzungen dieser Art gewinnen angesichts der Tatsache, dass sie clientseitig bereits heute von jedem Standard-Betriebssystem und jeder Office Suite eine breite Unterstützung erfahren, immer mehr an Relevanz.